Digikypsyys -työkalu

Digikypsyys-työkalu

Kuinka valmis organisaatiosi on digitaaliseen muutokseen?

DigiMaturityn ikoni.

Digikypsyys työkalulla voit selvittää oman organisaatiosi digikypsyystaso, jonka jälkeen on mahdollista määritellä kehitystarpeet. Työkalu havainnollistaa organisaation lähtötilanteen ja digikypsyyden kuudessa eri ulottuvuudessa. Tulosten avulla organisaatio voi tunnistaa helpommin (organisaation toimialasta ja koosta riippuvat) tärkeimmät ja kiireellisimmät kehityskohteensa.

Siirry tästä digikypsyystyökaluun.

VTT:n digikypsyystyökalun kuusi ulottuvuutta ovat strategia, liiketoimintamalli, asiakasrajapinta, organisaatio ja prosessit, ihmiset ja kulttuuri sekä informaatioteknologia.

Mikäli haluat ottaa talteen omat yksittäiset vastauksiesi, niin voit tulostaa vastaussivun itsellesi ennen niiden lähetystä. Kun olet täyttänyt koko kyselyn ja painanut “Lähetä” -nappia, niin saat esille viimeisessä vaiheessa kuvan, jossa esitetään oma tilanteesi verrattuna Digikypsyys-työkalun kannassa olevan aineiston keskiarvoon. Keskiarvo on laskettu viimeisen vuoden aikana työkaluun vastanneista organisaatioista (esimerkiksi 2019 tammikuussa noin 130 organisaatiota). Halutessasi voit tulostaa tai tallentaa kuvan itsellesi – tämä kannattaa tehdä.

Seuraavassa on ohjeita joita voit hyödyntää kun tulkitset oman organisaatiosi vastauksia. Mitä asioita kussakin ulottuvuudessa tulisi miettiä, olla määriteltynä ja todennettuna, jotta organisaation digitalisaatiokypsyys olisi hyvällä tai erinomaisella tasolla. Hyödynnä näitä kehitysideoiden tunnistamisessa ja kirjaa kehitysideasi ylös:

Strategia

  • Organisaation strategia ohjaa toimintaa: onko strategia määritelty, dokumentoitu, kommunikoitu tai päivitetty vastaamaan organisaation nykytilaa?
  • Strategiassa tulisi määritellä organisaatioon suhde digitalisaatioon / toimintaympäristössä tapahtuvaan digitaaliseen muutokseen osana strategiaa
  • Jotta digitalisaation hyötyjen toteutumista olisi mahdollista seurata, tulee digitalisaatiolle määritellä strategiset tavoitteet (mittarit tavoiteasetantaa varten).

Liiketoimintamalli

  • Liiketoimintamallin kuvaaminen auttaa kohdentamaan toimintoja ja kehittämisaktiviteetteja
  • PK -yrityksissä liiketoimintamalli voi olla osana strategiaa
  • Digitalisaation vaikutus yrityksen tulokseen on hyvä tunnistaa; mitkä liiketoiminnan ydinprosessit on digitalisoitu (esim. tilauskanavat, markkinointi, tuotteen/palvelun toteuttamiseen liittyvät toiminnot) tai mitkä liiketoiminnan tukiprosessit on digitalisoitu (esim. laskutus, kirjanpito). Miten digitalisaatio on vaikuttanut tulokseen? Olisiko mahdollista toimia ilman digitalisaatiota?
  • Jos halutaan lisätä liikevaihtoa digitalisaation avulla, tulee tunnistaa ja pohtia, miten digitalisaatio näkyy nykyisessä liiketoimintamallissa tai miten digitalisaatio voi kenties muuttaa nykyistä liiketoimintamallia
  • Samoin on hyvä pohtia, että olisiko uusia digitalisaatioon nojautuvia liiketoimintamalleja mahdollista kehittää.

Asiakasrajapinta

  • Millä tavoin ja kuinka suunnitelmallisesti digitalisaatio näkyy asiakasrajapinnassa? Mitä digitaalisia kanavia ja työkaluja jo nyt hyödynnetään markkinoinnissa, markkinoiden ja asiakastarpeen kartoituksessa sekä asiakasviestinnässä (esim. Some, markkinointikanavat, internet, uutiskirjeet, asiakasrekisteri, …)?
  • Hyödynnetäänkö millä tavoin ja kuinka suunnitelmallisesti digitaalisia palveluja asiakkaiden sitouttamisessa (esim. vip-alennukset, jälkimyynti, seuraavan tuotteen tai palvelun markkinointi)?
  • Seurataanko asiakastyytyväisyyttä digitaalisesti ja hyödynnetäänkö sitä toiminnan ohjaamisessa?
  • Onko asiakkaalla mahdollisuus osallistua / räätälöidä tilaus-toimitus-ylläpito -prosessien toteutukseen (esim. tilauksen muuttaminen tai lisätilaukset, toimituksen aikataulutus, tieto tilauksen etenemisestä, jne.)

Organisaatio ja prosessit

  • Kuinka hyvin organisaation toimintaprosessit on määritelty ja kehitetäänkö niitä edelleen; liittyykö vakioituja toimintamalleja, tarkistuslistoja, markkinointi-/tarjouskirjeitä, jne.? Kattavatko ne myös kumppaniverkostot ja asiakakasrajapinnan?
  • Missä muodossa prosesseissa syntyvä ja siirtyvä tieto on (manuaaliset vaiheet vs. työkalut ja automatisoidut työvaiheet = Informaation digitaalisuuden aste)? Toimitaanko vielä paper&pen periaatteella, tehdäänkä vielä kokeiluja digitalisaationn liittyen, onko joitakin prosesseja jo tuettu digillä, onko ydinprosessit jo tuettu digillä vai ollaanko jo kumppaniverkoston prosessit tuettu digillä? 
  • Miten tieto liikkuu eri prosessien välillä (manuaalisesti/automaattisesti =prosessien digitaalinen integrointi)? Onko rajapinnat määritelty ja oikea tieto liikkuu tarvitsijoiden välillä oikea-aikaisesti? 
  • Onko digitalisaation myötä organisaatiossa tunnistettua uusia tehtäviä ja rooleja (toimitaan improvisoiden, tehtäviä vastuutettu, uudet roolit)? Onko roolit jopa määritelty jo kumppaniverkostossakin?

Ihmiset ja kulttuuri

  • Millainen organisaatiokulttuuri vallitsee; onko muutoshalukkuutta vaiko vastarintaa digitalisaation hyödyntämiselle? Vaihteleeko muutoshalukkuus osastoittain/tiimeittäin vai onko yrityksellä yhteinen tavoitetila? Onko henkilöstöllä aloitteellisuutta digiasioihin? Kuinka organisaatio näkee ja kannustaa hyödyntämään digitalisaation?  
  • Onko organisaatiossa osaamista digitalisaatioon liittyen; onko koulutus- tai tukitarpeita tunnistettu? Koulutetaanko henkilöstöä digiasioihin?
  • Kannustetaanko organisaatiossa työntekijöitä ideoimaan uusia digitalisaatioon liittyviä toimintatapoja tai työkalujen hyödyntämismahdollisuuksia? Jos kannustetaan niin miten ideoita kerätään ja kuinka niitä arvioidaan?

Informaatioteknologia

  • Onko organisaation IT-arkkitehtuuri kuvattu; esim. organisaation toiminnan kannalta keskeisimpien tietojärjestelmien osalta, missä on palvelimet, miten ja mikä tieto liikkuu eri järjestelmien välillä, järjestelmien/ohjelmistojen toimittajat, tietoturvan huomioiminen, jne.
  • IT-arkkitehtuurikuvaus auttaa hahmottamaan myös organisaation tietojärjestelmien yhteensopivuutta ja mahdollisia kehitettäviä, esimerkiksi automatisoitavia asioita. Tietovirtojen kuvaaminen mahdollistaa IT-yhteensopivuuden kehittämistä. Onko IT-yhteensopivuus toimivaa kumppaneidenne kanssa? 
  • IT-arkkitehtuurikuvaus yhdessä strategisten tavoitteiden kanssa auttavat muodostamaan yritykselle IT-kehityksen tiekartan. Huomioi yritys ja toiminta yrityksen kumppanien kanssa. Voidaan tarkastella myös laajemmin digikehityksen tiekarttana. 
  • Mitä kaikkia IT/ICT -järjestelmiä yrityksellä on käytössä? Miten aktiivisesti niitä käytetään (saadaanko tietoa käyttöasteesta)? 

Esimerkkejä digiratkaisuista

Ohessa esimerkkejä yritysten digityökaluista, jota voit käyttää listauksena kun tarkastelet ja ideoit yrityksesi digitalisaatioon liittyvää kehitystä. Muista huomioida, että työkalut eivät ole itse tarkoitus vaan yrityksen liiketoiminta – ja kuinka teknologia voidaan valjastaa tukemaan sitä. Oheista listaa olemme hyödyntäneet vuosina 2018 ja 2019 digitalisaatiokyselyssämme:

  • Suomenkieliset internetsivut
  • Kansainväliset internetsivut
  • Sähköinen laskutus
  • Tietoturvaratkaisut
  • Sähköinen palaute tai yhteydenottokanava
  • Sosiaalinen media (esim. Facebook, Twitter, LinkedIn…)
  • Digitaalinen markkinointi
  • Pilvipalvelut
  • Verkkopalaverit (esimerkiksi skype) yrityksen sisällä
  • Verkkopalaverit (esimerkiksi skype) yrityksen ulkopuolisten tahojen kanssa
  • Asiakashallintajärjestelmä (CRM)
  • Dokumenttien hallintajärjestelmä
  • Mobiilisovellukset
  • Verkkokauppa yrityksen tuotteiden / palveluiden myynnissä
  • Toiminnanohjausjärjestelmä (ERP)
  • Sähköinen ajanvarausjärjestelmä
  • Mobiilimaksaminen
  • Data-analytiikan hyödyntäminen liiketoiminnassa (esimerkiksi Google Analytics)
  • Esineiden internet (IoT), teollinen internet
  • Big data -ratkaisut (suurten datamassojen hyödyntäminen)
  • Tekoälyratkaisut

DIGIVINKKI!

Säilytä Digikypsyystestin tulos itselläsi. Voit tehdä Digikypsyystestin yrityksellesi uudestaan esimerkiksi vuoden-parin päästä ja verrata miten tilanteesi on muuttunut. Osoittaako Digikypsyystesti edistystä.