Ohjelmistorobotiikan (RPA) kriteeristö
Mitkä tehtävät sopivat ohjelmistorobotiikalla automatisoitaviksi?
Ohjelmistorobotiikalla (RPA, Robotic Process Automation) tarkoitetaan ohjelmia, joita voidaan konfiguroida käyttämään organisaation tietojärjestelmiä niin kuin ihminenkin niitä käyttäisi. RPA kriteeristön avulla voit tunnistaa tehtäviä tai prosesseja, jotka ovat potentiaalisia kohteita ohjelmistorobotiikalla automatisoitaviksi. Ohjelmistorobotiikan soveltamiskohteiden tunnistamisessa korostuivat tehtävien toistettavuus, rutiininomaisuus ja virhealttius ihmisen tekemänä.
Ohessa kriteeristölomake työkalu, jonka avulla voit arvioida yrityksesi tehtävien soveltuvuutta ohjelmistorobotiikalla tuettavaksi.
Taustatietoa RPA:sta ja soveltuvuudesta löydät esimerkiksi Valtioneuvoston kanslian julkaisusta (Ohjelmistorobotiikka ja tekoäly – soveltamisen askelmerkkejä).
Ohjelmistorobotiikalle sopivat tehtävät ovat rutiiniluonteisia. Soveltuvia tyyppitehtäviä ovat mm. seuraavat:
| Työtehtävän kategoria | Selite |
|---|---|
| Raportointi | Erilaisten raporttien ja yhteenvetojen kokoaminen järjestelmistä |
| Tarkistus ja testaus | Tietojen oikeellisuuden tarkistaminen, järjestelmätestaukset |
| Tiedon esikäsittely | Kerätään, työstetään ja lajitellaan tietoa myöhempää käyttöä varten ihmiselle prosessin seuraavissa vaiheissa |
| Tiedon päivittäminen | Ylikirjoitetaan vanhaa tietoa uudella tai poistetaan vanhaa tietoa kokonaan. Tiedon laadun ylläpitäminen |
| Tiedon siirtäminen | Siirretään tai kopioidaan tietueita järjestelmästä toiseen, massatallennukset, arkistoinnit |
| Tiedon syöttäminen järjestelmään | Syötetään uusia tietueita järjestelmiin, esimerkiksi luodaan uusi asiakkuus tai työntekijä |
| Tiedon täsmäyttäminen | Verrataan kahden tai useamman tietolähteen tietoja keskenään |
| Viestin lähetys | Massapostitukset, sähköpostien lähetys, muistutukset, selvityspyynnöt |
Seuraavassa esitetään tehtävien/prosessien tai toimintaympäristön ominaisuuksia, joiden vallitessa ohjelmistorobotiikka on yksi potentiaalinen automatisaatiokeino organisaation tehtäville:
| Kriteeri | Kuvaus |
|---|---|
| Tehtävää suoritetaan usein | Usein toistuva tehtävä organisaatiossa, jossa säästöpotentiaalia. |
| Tehtävän ajallinen kesto pitkä | Tehtävän ajallinen kesto pitkä tai siinä on monia yhteen nivoutuvia vaiheita => säästöpotentiaali mahdollinen vaikka tehtävää ei toteutettaisi useasti. |
| Tehtävät/prosessit ovat hyvin dokumentoituja ja vakiintuneita | Tehtävä suoritetaan aina samojen ennalta määriteltyjen tietojärjestelmien sisällä sekä vakiintuneilla prosesseilla. Tehtävien suoritus tiedetään tarkalleen. Selvä aloituspiste ja päätöspiste. Mikäli tätä ei ole, niin se tulee ensin muodostaa. |
| Tehtävä eriteltävissä yksitulkintaiseksi säännöstöksi, eikä siinä ole inhimillistä tulkintaa vaativia tehtäviä | Tehtävä on helposti jaettavissa yksinkertaisiin ja suoraviivaisiin, sääntöihin perustuviin askeliin, joissa ei ole tulkinnanvaraa tai mahdollisuutta väärinymmärrykselle vaan voidaan määritellä yksikäsitteiset säännöt toiminnalle. Tehtävän suorittaminen ei myöskään vaadi luovuutta, ns. hiljaisen tiedon tai käytännön kokemuksen hyödyntämistä tai viranomaisen harkintaa (harkintaa ei voida kuvata yksikäsitteisellä säännöstöllä). |
| Tehtävään tarkoitetuissa tapauksissa on vähäinen tarve poikkeusten käsittelylle | Tehtävä on standardoitu, ja poikkeustapauksia esiintyy vähän tai ei ollenkaan. |
| Tehtävässä on alttius inhimillisille virheille | Tehtävä on altis inhimillisille virheille, joita tietokoneet eivät tee. |
| Inhimillisten virheiden vaikuttavuus merkittävä | Ovatko tehtävässä mahdollisesti tapahtuvien INHIMILLISTEN virheiden vaikutukset merkittäviä, jotka vaikuttavat esimerkiksi toiminnan laatuun tai ihmisten tasavertaiseen kohteluun? |
| Robotin mahdollisesti tekemien virheiden merkitys pieni, ja virheet ovat tunnistettavissa (jotta voidaan korjata) | Ovatko tehtävässä mahdollisesti tapahtuvien ROBOTIN TEKEMIEN virheiden vaikutukset pieniä, eivätkä juuri vaikuta esimerkiksi toiminnan laatuun tai ihmisten tasavertaiseen kohteluun? |
| Tehtävän tai prosessin kustannukset ovat tiedossa tai ne ovat laskettavissa (hyödyn arviointi) | Organisaatio ymmärtää tehtävän kustannusrakenteen ja kykenee arvioimaan automatisoinnin vaikutuksen tehtävän kustannuksiin sekä laskemaan automatisoinnin tuottaman säästön. Hyödyt eivät ole aina euromääräisiä => esimerkiksi ikävien töiden väheneminen vaikuttaa ihmisten viihtyvyyteen. |
| Robotille annettavat syötteet ovat sähköisessä muodossa tai saatettavissa sähköiseen muotoon | Edellytys RPA:n soveltamiseen. Jos syötteet eivät ole sähköisessä muodossa, tulee ne saattaa sähköiseen muotoon. |
| Prosessien/tehtävien tietosisällöt ovat hyvin määritellyt ja sähköisessä muodossa tai saatettavissa sähköiseen muotoon | Prosesseissa käytettävien tietojen tietosisältöjen tulee olla tiedossa ja hyvin määritellyssä muodossa, jota RPA voi lukea (mitä ja mistä) tai saatettavissa RPA:n ymmärtämään muotoon. Rakenteinen data. |
| Tehtävän aikana käytetään useita tietojärjestelmiä/sovelluksia | Tehtävässä toimitaan useissa tietojärjestelmissä. Esimerkiksi tiedon kokoaminen eri tietojärjestelmistä yhteen raporttiin. |
| Koko prosessi käsitellään tietokoneella | Käsitelläänkö koko tehtävä tietoteknisesti, vai onko mukana manuaalista ei tietoteknisesti tehtävää osuutta? Jos koko tehtävä käsitellään tietoteknisesti, niin RPA voi mahdollisesti automatisoida koko ketjun. |
| Tietojärjestelmät ovat vakiintuneita organisaatiossa | Taustatietojärjestelmät eivät ole enää kehitysvaiheessa, joten muutosten määrä niihin on vähäinen (versiopäivityksiä ei tiheästi, jotka vaikuttavat tehtävään tai sovellusten käyttöliittymään). Muutokset taustajärjestelmiin aiheuttavat monesti muutoksia myös RPA-sovelluksiin. |
| Tietojärjestelmien elinkaari loppuvaiheessa | Tilanteet, joissa tietojärjestelmä on elinkaaren loppuvaiheessa, ja kuitenkin tarvitaan välttämättä integraatiota => RPA:n avulla integraatio on mahdollista ilman kallista tietojärjestelmämuutosta. |
Lähde: Jukka Kääriäinen (toim.), Tommi Aihkisalo, Marco Halén, Harald Holmström, Petri Jurmu, Tapio Matinmikko, Timo Seppälä, Maarit Tihinen, Justus Tirronen. Ohjelmistorobotiikka ja tekoäly – soveltamisen askelmerkkejä, Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan julkaisusarja 65/2018.